La Productividad Personal como herramienta de gestión de tareas para mejorar la calidad de vida

Introducción

Cada vez nuestra calidad de vida se ve mermada por más y más ocupaciones, el trabajo ya no es como lo conocieron nuestros padres, ahora se habla del trabajo del conocimiento, es decir forma de desarrollar nuestras actividades generando ideas y compartiendo datos que alimenten sistemas y de esa forma generar un resultado específico.

En la actualidad esta era del conocimiento ocupa más y más nuestro tiempo, pues ya no existe una clara diferencia entre la vida personal y el tiempo laboral, pues prácticamente el segundo está inmerso en la totalidad de nuestras actividades.

Si vemos esto como un problema, definitivamente estaremos totalmente fuera de un contexto real, ya que no hay nada que podamos hacer para detenerlo, el ámbito profesional actual busca gente cada vez más preparada y calificada con competencias que brinden valor a las empresas. Esa es la realidad en la que vivimos.

Como consecuencia de esto, muchos de nosotros vivimos con una gran cantidad de tareas que son sumamente difícil de gestionar y no obstante las maravillosas herramientas tecnológicas que se nos han puesto en nuestras manos el estrés forma parte del día a día por la incapacidad natural de gestionar tanta información.

Esa es la razón por la que surge la productividad personal como una herramienta de gestión de tareas para poder administrar sus tiempos con la finalidad de mejorar su calidad de vida.

Desarrollo

Existen muchos autores, que durante años se han dado a la tarea de buscar herramientas que ayuden a las personas a administrar mejor sus tiempos, pero de alguna u otra manera lo habían hecho cometiendo un error básico y eso es, considerando que el mundo laboral es muy distinto del mundo personal, sin embargo, durante la década pasada se empezó a desarrollar mucho más un concepto que engloba un proceso que une la gestión de tareas de ambos mundos por considerar que somos parte de un todo: La Productividad Personal

Jerónimo Sánchez, autor español definió a la productividad personal como un proceso mediante el cual puedes “Organizarte de tal manera que puedas alcanzar tus metas a corto, medio y largo plazo, fácilmente y sin estrés”. (Sánchez, 2012, p. 15).

Estas metas pueden ser personales, laborales o incluso sociales, todo es mediante una palabra muy simple: La Organización.

Dice José Miguel Bolivar que “El estrés, por raro que pueda parecer, no es intrínsecamente malo, sino que se trata de un mecanismo de supervivencia, al menos en su origen”.  (Bolivar, 2015. Pp. 41 y 42), el tema es cuando el estrés se convierte en una constante, entonces ya no es como tal un mecanismo de supervivencia, sino que se convierte en un estilo de vida y poco a poco comienza a consumirnos en todos los ámbitos.

En este sentido, surge la necesidad de implementar un sistema de organización de tareas que ayude a organizar mejor la vida. Aclarando se gestionan las tareas, más no el tiempo, este es una constante que no se puede detener ni gestionar, pues durante el transcurso de la vida ocurren diferentes circunstancias que no nos permiten tener control del tiempo, pero sí de cómo nos encargamos de él.

En virtud de lo anterior, tenemos entonces la posibilidad de utilizar a la productividad personal como un sistema clave que nos permite desarrollar diversas técnicas para gestionar nuestro trabajo, entendiendo a este como lo define David Allen: “En su sentido más universal, significa cualquier cosa que uno quiere o necesita que sea diferente de como es”. (Allen ,2002, p. 20).

Con base en la definición anterior, tenemos que todo aquello que necesitamos que sea diferente se entiende por trabajo y de esta manera podemos lograr conjugar todas las actividades que realizamos a lo largo de nuestra vida como un trabajo, desde hace una lista de compra, realizar nuestras actividades laborales o poner el marco de una fotografía. Ejemplos como el anterior tenemos todo el tiempo y en cada momento y de lo que se trata es que podamos aprender a gestionar esas tareas.

A efecto de lograr lo anterior, compartiré algunas técnicas fundamentales de productividad personal que podrán ayudar al lector a gestionar mejor sus tareas y el desarrollo de estas, pues de esta manera se empieza a reducir el estrés ya que tenemos la sensación de control que se necesita para gestionar mejor nuestra vida

• Listas de tareas: Dichas listas tienen la finalidad de recibir todas las actividades que debemos realizar, debemos ser tan exhaustivos como podamos, toda vez que como se ha mencionado, no solo está en nuestras manos el control de nuestras actividades laborales, sino también las actividades de nuestra vida diaria, que cuando no tenemos “materializadas” en una lista, salen de nuestra perspectiva.

• Listas “A la espera”: Estas listas funcionan cuando estamos esperando que alguien más realice alguna actividad por nosotros o que nosotros tengamos que gestionar posteriormente, se debe señalar claramente la actividad y de quién estamos esperando la respuesta.

• La regla de los dos minutos: Según José Miguel Bolivar esta técnica significa que: “Si vas a tardar más en organizarlo (plasmarlo en tus listas) que en hacerlo, hazlo.” (Bolivar, 2015, p. 124). Supone la autogestión inmediata de la actividad con la finalidad de eliminarla de tus pendientes lo más rápido posible.

• Delimita tus tareas clave: Cada día existen muchas cosas que hacer, sin embargo, no todo conlleva la misma importancia, hay cosas que se tienen que hacer en cierta fecha o cosas que se tienen que gestionar para dar paso a aspectos más importantes, esas son las tareas clave y de entre nuestras listas de tarea, diariamente debemos escoger cuando menos tres que sean las que definan el rumbo de nuestro día a día. Lo anterior, independientemente de lo que brinca sin previo aviso.

• Lo más importante: HACER: Todo lo anterior, no tiene ninguna finalidad si no nos encargamos de lo más importante “hacer” así de simple, para poder gestionar mejor nuestro tiempo, debemos poner manos a la obra, dejar de generar excusas y empezar a hacer lo que nos toca. Es muy simple, podemos delegar, podemos postergar, pero en algún momento, hay algo que debemos hacer y mientras más pronto nos pongamos a ello, más fácilmente lograremos resolver los problemas.

Conclusiones:

En definitiva, uno los principales problemas de nuestra época, está en que tenemos más tareas que gestionar, que las horas que tiene el día y lo peor es que creemos que todo lo debemos hacer nosotros mismos, o que en cierto momento del día se tiene que hacer todo.

Como ha quedado demostrado en el presente artículo la productividad personal tiene diversas técnicas que nos ayudan a gestionar mejor las tareas, es evidente que nuestro cerebro no está creado para ser un acumulador de tareas o memorizar todo lo que se tiene que hacer, nuestro cerebro analiza y materializa funciones, pero no podemos saturarlo con pendientes, lo más importante es sacar todo de ahí.

La mejor manera de disminuir el sentido de urgencia es tener todo bajo control y la manera de mantener el control es tener conciencia de aquello que se tiene que hacer en determinado para que no se convierta en una urgencia.

Me considero a mi mismo un experto en temas de productividad personal y puedo apoyar a las personas a mejorar sus técnicas de gestión de tareas mediante una adecuada organización de las mismas. Es posible una vida sin estrés cuando tenemos una correcta gestión de nuestra atención.

Omar Carreño

Referencias:

Bolivar, José Miguel, Productividad Personal, Aprende a liberarte del Estrés con GTD, España, 2015, Edit. Pengüin Random House, 1ª. Edición, 203 pp.

Allen, David, Organízate con Eficacia, Máxima productividad sin estrés, España 2002. Edit. Empresa Activa, Traducción 2002 Librada Piñero, 279 pp. Sánchez,

Jerónimo, Productividad Personal en una semana, España, 2012, Edit. Planeta, 1ª. Edición, 56 pp.

Imagen: http://www.webyempresas.com